Een ERP-implementatie vraagt veel tijd en voorbereiding. Processen worden bekeken, medewerkers worden opgeleid en het nieuwe systeem wordt uitgebreid getest. Wanneer de go-live achter de rug is, lijkt het grootste werk erop te zitten. 

Maar hoe weet u of de implementatie ook echt iets heeft verbeterd? 

Wordt informatie minder vaak dubbel ingevoerd? Gaat facturatie sneller? Is de voorraad betrouwbaarder? Hebben medewerkers minder manueel werk? En kan het management sneller de juiste cijfers raadplegen?

Om die vragen na de implementatie goed te kunnen beantwoorden, moet u eerst weten waar u vóór de start stond. 

Een nulmeting maakt dat vertrekpunt zichtbaar. Zo kunt u na de implementatie niet alleen vaststellen dat het systeem live staat, maar ook nagaan wat er daadwerkelijk is verbeterd.

Voor de start van een ERP-traject is het zinvol om een beperkt aantal cijfers vast te leggen die rechtstreeks gekoppeld zijn aan het probleem dat u wilt oplossen. 

U hoeft daarvoor geen uitgebreide lijst met KPI's op te stellen. Kies enkele meetpunten die iets zeggen over de processen die vandaag voor vertraging, fouten of extra werk zorgen. 

Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe vaak wordt dezelfde informatie dubbel ingevoerd? 
• Hoe lang duurt het van bestelling tot levering? 
• Hoeveel tijd zit er tussen een werkbon en de factuur? 
• Hoe betrouwbaar zijn de voorraadgegevens? 
• Hoe snel wordt na levering of oplevering gefactureerd? 
• Hoeveel belangrijke processen zijn afhankelijk van losse Excel-bestanden? 
• Hoe lang duurt het om actuele cijfers over omzet, marge of planning te raadplegen? 
• Hoeveel tijd gaat naar correcties en controles achteraf?

Welke cijfers relevant zijn, hangt af van het bedrijfsprobleem dat u wilt aanpakken. 

Vertrekken facturen vandaag regelmatig te laat? Dan is de tijd tussen levering en facturatie belangrijk. Zorgen voorraadverschillen voor problemen? Kijk dan naar de betrouwbaarheid van de voorraadgegevens en het aantal manuele correcties. Verliezen medewerkers veel tijd doordat ze informatie uit verschillende systemen moeten samenbrengen? Dan zijn dubbel werk en manuele handelingen relevante meetpunten. 

De juiste nulmeting vertrekt dus niet vanuit de ERP-software, maar vanuit het bedrijfsprobleem dat u wilt oplossen.

Een ERP-implementatie brengt vaak nieuwe ideeën met zich mee. Zodra medewerkers zien wat er mogelijk is, komen er extra wensen en functionaliteiten op tafel. 

Dat is op zich niet verkeerd. Toch hoeft niet elke wens meteen in de eerste fase te worden opgenomen. 

Draagt een nieuwe functionaliteit rechtstreeks bij aan het resultaat dat u vooraf wilde bereiken? Dan kan ze relevant zijn voor de eerste fase. Is dat niet het geval? Dan kan ze eventueel later worden opgenomen. 

Zo voorkomt u dat de scope tijdens het project steeds verder uitbreidt en blijft duidelijk welke problemen de eerste implementatiefase moet oplossen. 

Bij Odone werken we daarom met een duidelijke scope en een vaste projectprijs. Voor de start spreken we af wat er wordt opgeleverd en welke doelstellingen centraal staan. Zo weet u vooraf waar u aan toe bent en kunt u de voortgang tijdens het project beter beoordelen.

Na de go-live wordt de nulmeting pas echt waardevol. U kunt dezelfde indicatoren opnieuw bekijken en vergelijken met de situatie vóór de implementatie. 

Stel dat er vóór de implementatie gemiddeld vier dagen zaten tussen een levering en het versturen van de factuur. Als dat na de implementatie nog maar één dag is, wordt de verbetering meteen zichtbaar. 

Hetzelfde geldt voor voorraadcorrecties, dubbel ingevoerde gegevens, manuele handelingen of de tijd die nodig is om actuele cijfers te raadplegen. 

Zo maakt u de impact van het ERP-project concreet en ziet u niet alleen dat het systeem live staat, maar ook wat er in de dagelijkse werking is verbeterd.

De eerste dagen en weken na de go-live blijven belangrijk. Pas wanneer medewerkers het systeem dagelijks gebruiken, wordt duidelijk waar nog vragen zijn en welke kleine bijsturingen nodig zijn. 

Daarom voorziet Odone na de go-live twee weken gratis hypercare. In die periode worden vragen, kleine aanpassingen en opstartproblemen snel opgevolgd. 

Een ERP-implementatie is dus niet klaar zodra het systeem live staat. Het echte resultaat wordt zichtbaar wanneer medewerkers ermee werken en de nieuwe processen hun meerwaarde in de praktijk bewijzen.

Een succesvolle ERP-implementatie draait uiteindelijk niet om het aantal geïnstalleerde modules of functionaliteiten. 

Het gaat om wat er binnen uw organisatie beter werkt. 

Verlopen processen sneller? Is informatie betrouwbaarder? Gaat er minder tijd verloren aan manueel werk? Hebben medewerkers meer overzicht? 

Zonder nulmeting is het moeilijk om daar achteraf een duidelijk antwoord op te geven. Met een nulmeting heeft u een duidelijk vertrekpunt en kunt u aantonen waar processen sneller, betrouwbaarder of efficiënter zijn geworden. 

De belangrijkste vraag vóór de start van een ERP-implementatie is daarom niet alleen wat u wilt implementeren, maar vooral wat er na de implementatie aantoonbaar beter moet werken dan vandaag.